如何撰写报告和提案［第四版］ - (EPUB全文下载)

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版权信息
书名:如何撰写报告和提案［第四版］
作者:[英]帕特里克·福赛思
译者:姚晓宁
ISBN:9787508682617
中信出版集团制作发行
版权所有·侵权必究
致谢
事实上，这样的“操作指导”类图书只能基于经验写出来。本书总结了我在职业生涯中所获得的丰富经验和建议。我已经在营销咨询和培训领域工作了20多年，因而大量的写作不可避免。这是一项文字密集型的工作。报告和提案，备忘录和信件，课程笔记和文章（鉴于我的具体情况，还包括书籍），都是这项工作中不可或缺的内容。
当我开始确立自己的职业生涯时，我很快就意识到了商务写作的两个要求：第一，要写得基本令人满意；第二，它很重要。我在工作过程中逐渐洞悉了商务写作的各个组成部分。我还认识到，规则和指导确实能够提高获得满意结果的确定性，因此我也做了一些这方面的研究。
感谢那些对这个话题给予关注的同事，以及多年来提供反馈的客户。同时，我也要感谢那些已经参加过我开设的关于写作技巧课程的人——他们的意见和建议有助于我之后对类似问题的评判。当写作是我收入的主要来源时（包括商务之外的写作，在写这个新版本时，我的小说Long Overdue刚刚出版），我便不得不把写作看作一个学习曲线。本书呈现了我已经找到的且对商务写作（尤其是报告和提案）有效的非常重要的方法。
最后，我要感谢本书再次被收入Kogan Page出版社的“创造成功经典系列”（与新版《高效能时间管理术》一起）。该系列的简介是明确的：告诉人们一项技巧的要点或一个过程的关键方面，以便他们通过阅读能够更有效地应用这些技巧，从而在工作中取得更好的成果。我想本书也应该起到这种帮助作用。
新版说明
距本书首次出版已有一段时间。然而，它的主旨已经被证明是不变的，并且仍然有效。商业和组织常用的书面信息标准多有滞后，使得据此撰写出来的文件常有一些令人不满意的地方，或者最严重的坏处是，轻则被误解，重则失去机会或有损声誉。正如本书所说明的，这对于那些做好工作并认真写作的人是一个机会。
不在意写作的现象屡见不鲜。我最近在伦敦的帕丁顿车站看到一个标志：“客户必须随时携带行李，否则它们将被清走并销毁。”好吧，安全确实很重要，但如此做法却是愚蠢的。我紧紧地抓着我的包，我不想打电话回家说我的包即将被销毁。下面的例子显示出正确写作的难度有多大：一个超级市场的标志，“黑醋栗汁有两种口味 ——橙子味和草莓味”；玩具店提供免费电池之类的东西，这可能是个好事，也可能不是，取决于你如何理解它。［我的书《半满为空》（Empty When Half Full）归类并评论了这些很有趣的例子。］
如果一个简短的陈述都能出现这样的问题，那么一个完整的报告更加不能轻而易举地写好。
更重要的是，自本书第一版出版以来，两个影响我们所有人的主要方面都发生了变化：电子通信急速发展，经济形势也正在变化之中。我们依次回顾这两方面。首先，我们喜欢的电子邮件、短信、推特（tweets）及一系列碎片化的电子通信似乎持续为坏习惯的形成提供了温床，而且还要看我们是否可以用“简写”的方式流畅地表达。其次，经济环境的困难及其造成的变化也影响写作任务。当组织或个人方面的竞争变得更激烈时，任何缺乏明确性和精确性的沟通都会更加危险。良好的写作是可以被识别的——只有在被需要时，才能积极地被识别。然而，如人员紧张、压力增加和时间不够用等诸多变化，都似乎使花时间仔细写作并检查其内容变得更加困难。在忙碌的生活中，撰写报告之类的文件大多被视为一种烦恼。
在如今竞争激烈的职场环境中，沟通必须是明确的；本书在稍微修改后仍然提供了可靠实用的指导，当信息必须以书面形式表达出来并期望其起作用时，这些内容能够让你的信息变得有效。
值得注意的是，阅读一本“操作指导”类图书是一个挑战。不管里面的方法和经验教训多么清晰，需要明确的是，它们必须与现实世界和你的具体情况相关联。当你阅读本书时，请将正在撰写的文件（最好是你目前正在写的草稿）放在手边以便随时翻阅，这有助于你认识所写的文件（理想的，当然是报告或提案）。如果你将这里给出的建议与自己的工作联系起来，它将有助于你评判所做的工作以及日常的习惯和风格，并进行改变或改进。在通读本书后，重新起草你所选择的并按这种方式所使用的文件，然后比较它的前后版本（这很有用）。后面我还会将它作为练习穿插在具体相关的正文中。
引言
陷阱和机会
致命细节
一个留下印象的重要机会
在繁忙的商务活动中，写作任何东西都可能是一件苦差事。你肯定有更重要的事情要做：要与人会面，要做出决定，要采取行动。然而，所有这些及其他事项都可能依赖于书面沟通：通过一封信或一条备忘录也许就能安排一次会议，一个报告也许能呈现案例和做出决定，一个提案也许能够确保让人信服地采取某些行动或选择某个方案。
然而，阅读商务文件也可能是一个苦差事，而且，除非它们确实被阅读、得到理解并能够积极地提示读者付诸行动，否则将无法实现目标。商务文件写作必须值得花时间阅读。
你可能既是商务文件的读者，也是作者。在写作时，得站在读者的角度上考虑一下。你阅读过你办公桌上的所有文件吗？你仔细看了所读文件中的每一个词吗？你是从头到尾都读一遍呢还是只是简单翻阅？当然，几乎所有答案都清楚地表明，并非所有的文件都得到了平等的对待。一些文件比其他文件更有可能被阅读。当然，有些主题需要你的注意。谁会忽略董事总经理的个人便条呢？但事实上，有些必须阅读的文件并不具有可读性。
好的文章，尤其是易于阅读和理解的，总是会比那些粗糙的文章得到更多的关注。然而，商务写作领域的现行标准绝不是完美无缺的。我想，在写作此书时，如果世界上的那些正在努力撰写文档并希望写得更好的人每人给我一英镑，那我就不用写了！当笔尖碰到纸张时，似乎会发生些什么，交流和有效性因而受到影响。有一家英国酒店，它的每个房间门内都有这样的提示：“为了安全考虑，请您在进入或离开房间时，确保门是完全关好的。”就一句话，但它是废话（或者一项很好的技巧，如果你能做到的话），然而有人就这样写了，打印并贴出来，显然也没 ............

书籍插图：

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