高效邮件工作法 - (EPUB全文下载)

文件大小：0.72 mb。
文件格式：epub 格式。
书籍内容：

版权信息
书名:高效邮件工作法
作者:[日]平野友朗
译者:王振瑜
出版时间:2020-04-01
ISBN:9787521715316
前言
“邮件太多，顾不上别的工作……”
“不知道该怎么回复邮件，好苦恼……”
“一收到新邮件，心里不由得就很在意……”
大家在工作中是不是经常遇到这些问题？我们需要处理的邮件，每天都在增加，因此需要高质高效地回复每一封邮件。当然，想提高回复邮件的质量，多花时间就可以做到，但是这就难免侵占其他工作的时间了。况且，如果回复邮件的时候只是进行事务性的说明，会让人觉得高冷，甚至还有可能引起收件人的不愉快。该怎样处理这种进退两难的情况呢？
在此，先容我简单自我介绍一下。
我于2005年出版了《让你的工作发生戏剧性改变的邮件写作技巧》一书，从此开始了与商务邮件相关的写作和教育培训。至今，我已举办了从“邮件写作技巧的提升”到“通过高效处理邮件提升业绩”等1 000余次演讲及培训，委托方包括政府、企业、团体、学校等，这也证明邮件的撰写和回复方法是各行各业都非常重视的。
近年来，正如本文开头所言，表达“邮件处理不过来”、“想缩短花在每一封邮件上的时间”的声音越来越多，这大概是因为职场环境有了很大改变吧。随着“禁止加班”的政策在各企业的推进，如何在有限的时间内高效完成工作这一课题的重要性便更加凸显。
在培训中，我修改了大量的邮件。例如，某企业将其所有向外发出的邮件都密送给我，而我则在24小时内修改完成并回复给发件人，以这种方式进行指导。截至目前，我修改过的邮件已经超过1万封，邮件的内容不尽相同，发件人的性别、年龄、职业、职务等也形形色色。
在这些邮件中，大部分都有让我担忧之处，“这样写会让收件人不好理解吧？”“为什么会用如此失礼的措辞呢？”“这样写邮件，收件人容易误会吧？”……
当然，其中也有若干封让我这个常年与邮件打交道的人也由衷赞赏的优秀邮件。此外，我每天都会收到300余封邮件，这其中也不乏让人眼前一亮的邮件。在接触这些邮件的过程中，我发现了一个“事实”，这些“邮件达人”处理邮件都惊人地快。进一步说，不止邮件，他们处理其他工作也一样迅速。
“高效能人士=处理邮件迅速的人”，我深感这一规律是成立的。
我自己也会在工作中有意识地总结快速处理邮件的方法。如何缩短处理邮件的时间，哪怕只有一秒？如何减少邮件的往来次数，哪怕只有一个回合？我常常思考这些问题。也正因如此，我现在基本能把每封邮件的处理时间缩短至1~3分钟。
这并不难，只要知道其中诀窍，任何人都能做到。这些诀窍是我根据自身工作以及翻阅修改上万封邮件的经验总结出来的，将其用于实践中，必能高效处理邮件，请务必尝试一下。
希望本书能够帮助到更多的人。
平野友朗
1
高效能人士如何写邮件
处理邮件迅速的人工作也高效？
正如前言中所述，迄今为止我已经翻阅修改的邮件超过1万封。它们都包含必备的要素吗？没有容易造成误解的措辞吧？遵循最基本的商务礼仪吗？……带着这些问题，13年间我翻阅了职业、职务、性别、年龄各不相同的人的邮件，从中发现了一个规律，即“处理邮件迅速的人=高效能人士”。有人觉得这是理所当然的，然而它遵循的并不是“处理邮件迅速→分配给邮件之外工作的时间增多→工作进展顺利”这么简单的因果逻辑。
处理邮件需要具备几项技能。最基本的，是电脑操作能力。对于每天要处理几十封邮件的人来说，如果只会用“一指禅”打字，打字速度慢，处理邮件的速度也必然慢。当然，仅仅打字神速是远远不够的，更重要的是邮件内容的写作。没有“写作能力”和“语言能力”，就无法将自己的意图正确地传达给收件人。
另外，阅读收到的文字（邮件）时，尽快了解内容的“阅读理解能力”也是必备的。而在回复邮件，以及向领导汇报工作的时候，需要具备“概括能力”。通过邮件使工作井然有序进行的“计划能力”，也是不可或缺的。而且，如果把邮件往来作为交流的一部分来考虑的话，写邮件时应该怀有对收件人的“关心”与“考虑”。
机智的你可能已经发现了，这些都是各种商务场合需要的能力。换言之，我们说邮件的操作中渗透了商务活动的精髓也不为过。
其实，从一个人处理邮件的方式中，就可以真实地看出他的商务素养。（开个玩笑，在我看来，与其通过学习能力测试和小论文来考察新员工，不如让他写几封邮件，这样更能了解他是否适合工作。）如此看来，处理邮件的技能与工作的质量和效率息息相关，然而绝大多数职场人士对此却并没有深入的认识。
为什么呢？
因为写（读）邮件是极度个人的行为，其间的技巧和功夫别人很难看到。例如，电话沟通技巧是可以从别人那里学习的。如果你在打电话的时候说了什么不妥的话，身边的领导和同事可以指出来；听到别人打电话，也可以从中参考学习语气、措辞、表达方式等。至于邮件，你几乎无从知晓别人是在什么时机发送了什么样的内容。
此外，大部分人仅仅把邮件当作交流的工具来使用，并没有下功夫打磨其中的技巧。这也是邮件的重要性难以被理解的主要原因。工作能力强的人在写邮件的时候深思熟虑、顾及全局，而那些没有把邮件当回事儿的人，恐怕看不出其中的门道。所以，那些写邮件慢的人以及被邮件影响到整体业务的人，反而更难发现问题。一封邮件写一个小时，在旁人看来他确实一直在工作；因为邮件惹对方生气了，跟领导解释说“只是因为对方偶尔心情不好罢了”，这好像也说得过去。这样一来，问题只会越来越难被发现。
邮件是现在商务工作中不可或缺的一部分。尽管如此重要，但邮件处理全靠个人技能，就像“黑匣子”。因此，我们必须解剖“黑匣子”，进一步剖析高效能人士与邮件的关系。
高效能人士这样写邮件1:掌握“主导权”
到目前为止，我多次提到“高效能人士”这个说法。也许你会问：“高效能人士到底是什么样的人？”工作的快慢是主观的判断，所以很难找到唯一的答案，但是大家身边总会有这样的人吧：“这个人的工作总是井然有序的”，“那个人每天准点下班，但都是把该做的工作做好了才走的”。可以确定的是，高效能人士和做事拖延的人有明显的区别，前者在工作中具有一种特别的意识。
实际上，在我所认识的创业者以及在 ............

书籍插图：

以上为书籍内容预览，如需阅读全文内容请下载EPUB源文件，祝您阅读愉快。