简报的技术 - (EPUB全文下载)

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书籍内容：

卷首语
你的故事是什么？
在启动你的下一个简报创作前，先把炫目的新科技和高级软件搁置一边吧，想一想，你的故事是什么？
2008年的圣诞前一周，当苹果公司宣布史蒂夫·乔布斯将不能出席来年的Macworld大会并发表其传统主题演讲时，一些失望至极的“果粉”威胁要游行示威，以换回他们热盼了一年的“史蒂夫简报”（“果粉”对由乔布斯主讲的Macworld大会主题演讲的昵称）。
“他（乔布斯）习惯用语言和幻灯片来讲述自己的故事，精心组织‘演出阵容’、准备现场演示，用难忘的瞬间打动他的观众，让他们充满敬畏。”美国著名沟通传播大师卡迈恩·加洛在《乔布斯的魔力演讲》一书中，对乔布斯的简报技术不吝赞誉之词。
在瞬息万变的商界，一场打动人心的简报有时往往比动辄数亿的广告投放来得更管用。成功的简报，不仅能化腐朽为神奇，更是一场视听盛筵。然而，千万别被乔布斯们的繁复手段和戏剧化表现方式吓倒，好的简报并非仅靠技术或口条就能达成。事实上，不止一位简报专家指出，完美的简报更需要前期精心的谋篇布局，简言之，就是在思考怎么把一个故事讲好前，先思考什么才是好故事。
演说设计专家杜瓦特曾成功将美国前副总统戈尔的幻灯片转换成获奖纪录片《难以忽视的真相》。她在《幻灯片学》一书中建议，一场长达1小时、由30张幻灯片组成的简报，需费时90小时，但简报人花在制作幻灯片上的时间，不宜超过三分之一，前面的27个小时最好投注在研究简报主题、汇集专家看法、组织相关构想、与同仁沟通合作、草拟简报的故事架构上。
“要让自己的简报突飞猛进，最重要的做法是在制作PPT前，先想好整个简报的故事。”PPT软件使用专家克里夫·艾金森（Cliff Atkinson）在《PPT演绎：故事化设计》（Beyond Bullet Points）一书中写道。
在启动你的下一个简报创作前，先把炫目的新科技和高级软件搁置一边吧，想一想，你的故事是什么？
精华5分钟
【核心概念】
职场上，几乎人人都要做简报。简报做得好不好，不只取决于内容花哨或逻辑清晰与否，更多时候是一个展现个人“实力”与“魅力”的场合，涉及严肃的结果，例如是否成功说服主管、拿到项目…
【成功简报的“4P”流程】
如何做好事前准备——确认目标、对象与时间
制作简报的步骤 1、资料分类，拟定简报大纲；2、资料取舍，浓缩要点；3、决定视觉风格、版面配置与色彩运用；4、精简文字，选择字形字体；5、善用图表，用视觉沟通；6、活用动画，让简报更聚焦
精彩简报5流程：1、以吸引人的开场，带起听众兴趣；2、铺陈串场，提供清晰论证；3、提出解决方案，告知简报利益；4、从容面对Q&A，临危不乱；5、自我检讨，从失败中吸取教训
第一章 确认目标、对象与时间
厘清简报目的
想做好一场简报，事前准备工作绝不可少，务必先确认以下3个要素：目的、对象、时间。上台前多花点时间思考“自己要什么”与“对方要什么”，才能提升简报内容一语中的几率。
仔细观察，有些简报之所以做得很差劲，往往不是因为演示者的口才不好，或是提供的资料不够丰富，而是演示者事前并没有认真思考过简报的对象与目的，只是单纯地把手边数据丢出来，导致“简报内容不符听众需求”。
日本简报咨询顾问天野畅子在著作《不必说话就赢的企划术》中提及，想做好一场简报，事前务必先确认以下3个要素：目的、对象、时间。
目的确认：
从期望结果出发，决定简报内容
天野畅子指出，简报目的就是“为对方说明自己所拥有的事物，促使对方做出行动与决定。”简单说就是，你希望听众在听你做完简报之后，带着什么样的想法离开？例如基金说明会的目的可能是“顾客决定下单”；部门会议简报的目的则可能是“主管对A议题做出决策”。由此可见，清楚掌握自己期待听众产生什么样的反应，将决定简报的内容呈现。只不过在实务上，“简报本身”与“简报目的”经常被混为一谈。天野举例，每当她询问客户希望得到什么样的结果时，许多人都会回答，“我希望在○人面前，针对△主题发表□分钟的简报。”在她听来，这只是着重于简报的“发表”，完全忽略了简报所欲达成的“结果”。
“一场简报如果最后只得到一句?‘谢谢你精彩的说明’，是不具任何意义的。”天野强调。
想厘清简报目的，《成功简报》一书作者珍妮弗·罗腾多（Jennifer Rotondo）建议，可先自问“我为什么要做这次简报”，答案中必须包含两个部分：
1.主题：简报究竟是什么？（What）
必须厘清简报的主题（包括范畴与深度），例如是建议重新编写员工手册，或是调整对于新产品负面报导的应对方法；也必须确认有哪些事物不应出现于简报中，例如尚未定案的产品开发计划，或预算规划案。
2.原因：为什么要做简报？（Why）
演示者必须想清楚自己究竟期望做些什么，是提供听众信息、说服他们同意某事，或是激发他们采取某些行动？珍妮弗认为，简报目的中的“原因”常常比“主题”更重要，也是避免简报成为资料堆砌的关键。无法掌握简报主轴，简报架构便很容易失焦。
对象确认：
知道对方是谁，了解对方要什么
对很多人来说，确认简报的对象，似乎是多此一举。问题是，“知道”并不等于“了解”，珍妮弗提醒，演示者必须掌握“听众对你的简报主题到底了解多少”，以及“他们又为什么需要多知道一点”。
天野畅子也认为，演示者如果不知道“对方对什么事物有所期待”，就无法决定该采用何种说服方法，因为即使是传达相同的内容，对象是商业人士或学生，用语就会有所差别；而同为商业人士，面对基层员工与高层主管时，简报方式也大为不同。
因此，对象确认的第一步就是“了解听众特性”，包括简报对象的人数、性别、年龄层、知识水平、职位，甚至是背后决策者的期望与嗜好等等，以便找出符合听众需求的简报内容与风格。
第二步则是“理解对方需求”，揣测对方可能会考虑的方面或重点，然后在简报中加入足以说服对方的理由。
时间确认：
剩多少时间，决定简报制作方式?
“没有确实掌握离截止交件还有多少时间，就无法决定简报的制作方法，”天野畅子说明，只有半天准备时间的简报档案，和拥有一天、一周、一个月时间的简报档案，制作方法 ............

书籍插图：

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